¿Cuáles son los efectos más notables que ha tenido la tecnología digital en la forma de colaborar en general y especialmente en el trabajo?
Jennifer Magnolfi: Me vienen a la mente tres aspectos de la colaboración que han sido moldeados por la tecnología. El primero es cualitativo, pues afecta a las expectativas de rendimiento y a nuestro sentido del tiempo cuando se trata de trabajo colaborativo y productividad en general. La velocidad e inmediatez de la comunicación y el potencial real o percibido de estar siempre conectado o localizable han alterado nuestros comportamientos y costumbres sociales en torno a la colaboración. Hace tiempo que el trabajo es un estado mental, que ya no está vinculado a un entorno físico. Nuestra capacidad de estar con la mente en el trabajo está vinculada al acceso a nuestros datos y redes sociales, en contraposición a la entrada en un espacio físico que llamamos oficina.
El segundo cambio, que la mayoría ha experimentado muy directamente en los últimos años, es el efecto red que la tecnología digital ha aportado a la colaboración. Este término puede significar varias cosas cuando se aplica al trabajo o a la tecnología, pero en concreto me refiero a la experiencia del trabajo como participación y gestión de una red de empleados para lograr colectivamente un objetivo. La capacidad de trabajar eficazmente a distancia a través de herramientas de colaboración, y de hacerlo al tiempo que se fomentan los vínculos sociales y el sentido de comunidad entre los colegas, ha cambiado en muchos casos la cultura de las organizaciones con ganancias de productividad y un impacto positivo general.
Esto nos lleva al tercer cambio notable, a saber, la aparición del cargo de Community Manager como función en la oficina. Se suele decir que la innovación se produce cuando se formaliza un nuevo cargo o función laboral para satisfacer una necesidad. En el caso de la oficina del siglo XXI, esta función se convertirá en una parte integral de la gestión y las operaciones de todos los espacios, digitales y físicos, donde se reúne y colabora una comunidad de trabajo.
Hoy en día podemos colaborar con cualquier persona desde cualquier lugar pero, ¿existen todavía formas de colaboración que la tecnología no puede promover fácilmente?
Jennifer Magnolfi: Algunos tipos de trabajo, sobre todo los más complejos desde el punto de vista tecnológico, requieren una ubicación física con máquinas e interacciones cara a cara entre los colaboradores. Esto es especialmente cierto, por ejemplo, en el campo de la robótica y en ciertos tipos de I+D, donde los aspectos básicos de la colaboración dependen de la interacción hombre-máquina de los miembros del equipo. En trabajos tecnológicos menos especializados, la pandemia de los últimos meses ha puesto de manifiesto dos funciones laborales que se ven optimizadas por el acceso al espacio físico: la toma de decisiones complejas y el aprendizaje especializado. Las organizaciones han tenido que dar sentido a la complejidad, así como sintetizar y hacer operativa la nueva información para hacer pivotar el trabajo en un contexto en constante cambio.
Estos procesos de trabajo, y las funciones interconectadas que llevan aparejadas, pueden lograrse solo mediante la tecnología en equipos cualificados y experimentados, aunque se optimizan a gran velocidad cuando se colabora en un entorno físico compartido.
¿Hay alguna diferencia en la forma de colaborar de las distintas generaciones? ¿Qué enfoques de colaboración podríamos esperar de las generaciones futuras?
Jennifer Magnolfi: Aunque puede haber una diferencia en la forma en que cada generación aborda el trabajo y, por tanto, la colaboración como parte del trabajo, creo que esta diferencia se basa más en la experiencia y los valores culturales que en la edad.
En todos los sectores, el trabajo es facilitado por una u otra forma de tecnología digital. En términos generales, la fluidez con la tecnología y el nivel de comodidad que tiene un individuo para adoptar y adaptar sus hábitos de trabajo a las capacidades que ofrecen las nuevas herramientas es una función del tiempo que ha dedicado a aprender y experimentar con ellas.
No es de extrañar que las generaciones más jóvenes tengan una mayor fluidez y sean más hábiles con la tecnología, ya que estas herramientas han formado parte de sus vidas desde una edad muy temprana. Por lo tanto, su enfoque de la colaboración y sus valores en torno al trabajo en general están moldeados por su dependencia y confianza en la tecnología. Como parte de mi investigación, estudio los patrones de colaboración de los equipos tecnológicos jóvenes y cómo abordan los escenarios de resolución de problemas complejos. Muchos niños de hoy en día crecen con la idea de que las máquinas, y no solo las pantallas y las tablets, forman parte de sus vidas y, por tanto, algún día formarán parte de sus contextos escolares y laborales.
Colaborar con las máquinas formará parte inevitablemente de su futura experiencia laboral y esto influye enormemente en su enfoque y actitud hacia la colaboración y el trabajo en general.
¿Cuál es el papel del espacio físico en el fomento de la colaboración?
Jennifer Magnolfi: En términos generales, el espacio físico es y, hasta cierto punto, siempre ha sido un facilitador del esfuerzo humano. En la medida en que un espacio (de trabajo) es un espacio compartido, puede maximizar o inhibir la colaboración. No es de extrañar que haya muchas estrategias de diseño y gestión, así como programas que pueden aplicarse a uno u otro extremo..
¿Qué futuro podemos imaginar para la oficina?
Jennifer Magnolfi: Los últimos años han confirmado que todo es posible e imaginable en relación con el trabajo y, sobre todo, con la innovación en el trabajo. Sin embargo, para responder a su pregunta, intentaré ofrecer algunas reflexiones en torno a tres dimensiones de la oficina desde la perspectiva de los espacios de trabajo tecnológicos:
• La oficina como edificio que hay que diseñar:
Cuando se trata de espacios de trabajo tecnológicos, y no me refiero solo a startups, sino también a grandes campus tecnológicos corporativos, es probable que la inversión se realice en función de dos perspectivas. La primera concebirá la oficina/campus tecnológico como una red distribuida de espacios de trabajo dentro de un entorno urbano para maximizar la adaptabilidad.
La segunda, en cambio, enfocará el espacio de trabajo tecnológico como un contexto enmarcado en la naturaleza, un espacio altamente especializado equilibrado por la proximidad de espacios abiertos y naturales. En ambos, a escala del edificio, los elementos de las ciencias de la vida influirán en el diseño de los futuros edificios de oficinas, ya que las características de este tipo de edificios en la actualidad serán aplicables, si no necesarias, al rendimiento de los edificios de las oficinas convencionales de mañana.
• La oficina como una red que hay que gestionar:
La pandemia obligó a la mayoría de las organizaciones de todos los sectores a cambiar prácticamente de la noche a la mañana al teletrabajo. Al producirse como respuesta a una emergencia sanitaria, la mayoría de las organizaciones se apresuraron a adoptar estrategias de movilidad y trabajo desde casa, así como herramientas de colaboración (como la videoconferencia) que hicieron posible y efectivo el trabajo a distancia.
Aunque muchas empresas aprovecharon el potencial que ofrecían estas nuevas capacidades, así como las ventajas de flexibilidad para sus trabajadores, pocas tenían experiencia en la gestión de una red de empleados como comunidad de trabajo. Esta experiencia ha marcado un punto de no retorno, en la medida en que las organizaciones saben que pueden funcionar como una red.
Los trabajadores del futuro esperarán que alguna forma de «trabajo a distancia» forme parte de la cultura laboral y gravitarán hacia contextos de trabajo que aprovechen el potencial de las redes de trabajo dispersas.
• La oficina como contexto de trabajo hombre-máquina:
La pandemia ha puesto de manifiesto que la integración de la inteligencia artificial y el análisis de datos, además de las tecnologías digitales, han influido enormemente en la capacidad de las organizaciones para responder eficazmente a la crisis y, en algunos casos, para adaptar con éxito sus negocios a circunstancias siempre cambiantes.
Este fenómeno no era nuevo, pero ha saltado a la vista en los últimos años. Los dirigentes confían cada vez más en las aportaciones de los modelos generados artificialmente y de los sistemas de datos para navegar por escenarios complejos y tomar decisiones. La colaboración entre personas y máquinas seguirá siendo un factor determinante en el rendimiento laboral, y los espacios de trabajo del futuro tendrán que diseñarse y concebirse como facilitadores del trabajo persona-máquina como algo esencial para la productividad y una forma importante de creación de valor.
La investigación aplicada de Jennifer Magnolfi Astill se centra en los usuarios de tecnología punta y los espacios de trabajo construidos para la colaboración entre personas y máquinas. Ha sido asesora en iniciativas de espacios de trabajo en la sede de Alphabet/Google, Zappos.com, Microsoft, Herman Miller, PepsiCo y BBC, entre otros. Es coautora de Always Building: The Programmable Environment. Su investigación sobre la tecnología y el espacio ha aparecido en varias publicaciones y conferencias. Jennifer fue invitada en 2016 a participar en la Conferencia sobre Innovación en Estados Unidos en la Casa Blanca.
