Unternehmen müssen ihre Büros so gestalten, dass sie gegenüber anderen Arbeitsorten attraktive Vorteile bieten. Das Büro sollte als „Zentrum“ eines hybriden Arbeitsökosystems fungieren, das die verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeiter bedient und gleichzeitig kollaborative Prozesse fördert. Drei Schlüsselfragen stehen hierbei im Vordergrund:
- Die richtige Größe des Büros: Wie kann man den optimalen Bürobereich finden, wenn Mitarbeiter die Freiheit haben, ihren Arbeitsort selbst zu wählen?
- Das „wünschenswerte“ Büro: Was macht ein Büro so attraktiv, dass es anderen Arbeitsorten vorgezogen wird?
- Die Balance der vier K’s: Wie lässt sich ein Raum schaffen, der Kollaboration, Kommunikation, Konzentration und Kontemplation optimal unterstützt?
1. Das optimale Büro in einer hybriden Arbeitswelt
Eines der ersten Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, ist die richtige Dimensionierung des Büros. Wenn Mitarbeiter flexibel wählen können, wann sie ins Büro kommen, kann es schnell zu Überkapazitäten oder Leerstand kommen. Eine überdimensionierte Fläche ist kostspielig und ineffizient, während eine zu kleine Fläche das Arbeitsumfeld überlasten und unangenehm machen kann.
Lösungsansätze:
- Unternehmen sollten auf *analytische Tools* setzen, die die Nutzung des Büros in Echtzeit messen und Trends im Nutzungsverhalten aufzeigen. Solche Daten können helfen, die ideale Bürogröße zu ermitteln und flexible Flächen zu schaffen, die je nach Bedarf umgestaltet werden können.
- Flexible Raumnutzungskonzepte, wie mobile Trennwände oder modulare Möbel, ermöglichen eine Anpassung der Büroräume an unterschiedliche Anforderungen, sei es für konzentriertes Arbeiten oder für Meetings.
2. Ein „wünschenswertes“ Büro gestalten
In einer Arbeitswelt, in der Mitarbeiter die Wahl haben, von wo aus sie arbeiten, ist es entscheidend, das Büro so attraktiv zu gestalten, dass es andere Arbeitsorte wie das Home-Office oder Co-Working-Spaces übertrifft. Hier spielen mehrere Faktoren eine Rolle.
Wohlfühlfaktor und Identität:
Das Büro muss ein Ort sein, an dem Mitarbeiter gerne zusammenkommen. Dabei geht es nicht nur um Funktionalität, sondern auch um die Schaffung einer angenehmen Atmosphäre, die zum Wohlbefinden beiträgt. Aspekte wie lichtdurchflutete Räume, ergonomische Möbel und Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten sollten Teil des Raumkonzepts sein.
Technologie und Ausstattung:
Das Büro sollte technisch so ausgestattet sein, dass es alle Anforderungen der hybriden Arbeit erfüllt. Dazu gehören hochwertige Videokonferenzsysteme, smarte Whiteboards und digitale Tools, die die Zusammenarbeit von remote und vor Ort arbeitenden Teams erleichtern. Der Einsatz modernster Technologie kann den Mitarbeitern die Arbeit im Büro erheblich erleichtern und damit deren Rückkehr ins Büro attraktiver machen.
3. Die vier K’s: Kollaboration, Kommunikation, Kontemplation und Konzentration
Eine weitere Herausforderung ist, dass hybride Arbeitsmodelle unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsumgebung stellen. Die vier wesentlichen Tätigkeiten am Arbeitsplatz – Kollaboration, Kommunikation, Kontemplation und Konzentration – müssen auch im Büro abgedeckt werden, um dessen Rolle im Arbeitsleben der Mitarbeiter zu stärken.
Kollaboration und Kommunikation:
Das Büro bietet die besten Voraussetzungen für kreative Zusammenarbeit und den direkten Austausch. Hierfür sollten offene und inspirierende Räume geschaffen werden, in denen Teams leicht zusammenkommen und Ideen entwickeln können. Meeting-Lounges, Projektarbeitsräume und informelle Treffpunkte wie Küchen oder Cafeterien fördern den informellen Austausch und spontane Brainstormings.
Kontemplation und Konzentration:
Um den Anforderungen an ruhige und konzentrierte Arbeit gerecht zu werden, müssen Rückzugsmöglichkeiten geschaffen werden. Hier sind Ruhezonen, Einzelarbeitsplätze oder kleine, abgeschirmte Kabinen ideal, um den Mitarbeitern Raum für tiefes Nachdenken und fokussiertes Arbeiten zu geben.
Das Büro als zentraler Ort im hybriden Arbeitsmodell
Das Büro muss sich verändern, um in einer hybriden Arbeitswelt weiterhin der zentrale Ort für die Mitarbeiter zu bleiben. Durch flexible Raumnutzung, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und die Unterstützung unterschiedlicher Arbeitsweisen kann das Büro seine Rolle als Ort der Zusammenarbeit und des Austauschs festigen. Es sollte nicht nur als Arbeitsplatz, sondern als Zentrum eines umfassenden Arbeitsökosystems wahrgenommen werden, das Home-Office und Third Places intelligent ergänzt.
Unternehmen, die in die Attraktivität, Flexibilität und technologische Ausstattung ihrer Büros investieren, werden es schaffen, Mitarbeiter trotz der freien Wahl des Arbeitsortes regelmäßig ins Büro zurückzuholen und es als sozialen und kollaborativen Mittelpunkt ihres Arbeitsalltags zu verankern.
