Verschillende taken vereisen verschillende kadervoorwaarden – voor veel werkzaamheden is rust en concentratie nodig, voor andere daarentegen een intensievere uitwisseling met collega's. Een omgeving die rekening houdt met deze eisen, helpt enorm om zo goed mogelijk te werken. Afhankelijk van de noodzakelijke werksituatie – concentratie, communicatie, samenwerking of ontspanning – worden de werkomstandigheden bepaald die op deze behoeften zijn afgestemd. De doorslaggevende voordelen van deze kantoorvormgeving liggen voor de hand: er worden precies de werkstijlen ondersteund die voor de productiviteit en het welzijn van de medewerkers belangrijk zijn.
Werkstijlen zijn veelzijdig: want iedereen werkt anders
De taak bepaalt de werksituatie
In de moderne werkomgeving ontstaan werkzaamheden op flexibele wijze, zodat ook steeds weer uiteenlopende werkomgevingen noodzakelijk zijn. Zodoende bepalen medewerkers zelf waar en hoe zij hun taken het beste kunnen uitvoeren en verschillende werksituaties wisselen elkaar af. Op geconcentreerd zelfstandig werken kan een communicatieve ronde volgen, teamwerk kan worden afgewisseld met werken op een stiltewerkplek of ontspanning. De moderne kantoorplanning houdt rekening met deze behoeften en creëert op passende wijze de mogelijkheden ervoor.
Het principe van de “4C” is gericht op de vier uiteenlopende werksituaties: Concentration (concentratie), Communication (communicatie), Collaboration (samenwerking) en Contemplation (ontspanning). Die vereisen op hun beurt weer zeer specifieke eisen aan de werkomgevingen en ook aan het meubilair. Afgestemd op de behoeften van de medewerkers kunnen fouten worden geminimaliseerd en zodoende betere resultaten worden behaald.
Concentratie
Discretie
Zo nu en dan hebben medewerkers wellicht een moment nodig waarin de hoogste discretie vereist is. De daarmee verbonden klassieke ”telefooncel”-situatie is daarvoor ongeschikt, omdat daardoor de indruk ontstaat dat de betreffende medewerker tijdens werktijd privézaken uitvoert, terwijl het ruimtegebrek van de betreffende ruimte geen werkzaamheden toelaat waarvoor de hoogst mogelijke concentratie nodig is.
Focus
Zelfs ondernemingen waar gemeenschappelijk werken een grote rol speelt, kunnen niet zonder ruimten waarin hun medewerkers zich op bepaalde taken kunnen concentreren. Medewerkers brengen op deze wijze de helft van hun werktijd door. Het onderzoek laat zien dat concentratie mogelijk wordt gemaakt door het creëren van de juiste ”afstand” tussen de betreffende werknemer(s) en zijn/hun collega's.
Informele solo
Daarmee worden momenten bedoeld waarin de medewerkers hun bureautafel verlaten maar op ongedwongen wijze doorwerken. Dat komt overeen met de toestand ”concentratie”. Hierbij is echter het aspect ”afzondering van de anderen” minder sterk benadrukt, omdat de mogelijkheid blijft bestaan om met collega's die eveneens in dezelfde ruimte werken, te interacteren.
Communicatie
Vertrouwelijk
Komt overeen met de vorm ”discretie”, echter met twee of drie personen. De vertrouwelijke werkvorm omvat alle situaties waarin een klein aantal medewerkers een bepaalde privésfeer nodig heeft om gevoelige onderwerpen te bespreken. Gewoonlijk gaat het daarbij om werkgerelateerde en niet om privé-onderwerpen. Daarom maken medewerkers bereidwillig gebruik van ”cabines” die speciaal voor dit doel worden aangeboden.
Presentatie
Deze werkvorm omvat alle bijeenkomsten die georganiseerd worden met als doel het delen van informatie met behulp van ”presentaties”. Het onderzoek laat zien dat voor deze toepassing naast de traditionele besprekingsruimte veel andere soorten ruimten worden gebruikt.
Opleiding
"Opleiding" heeft betrekking op alle situaties waarin een formele kennisuitwisseling plaatsvindt. Hoewel in de opleidingsruimten speciale instrumenten en uitrustingen nodig zijn, laat het onderzoek zien dat zelfs in innovatieve kantoren het traditionele, klassikale lesgeven nog wordt toegepast.
Knooppunten
Er zijn plekken in het kantoor die het spontane samenzijn bevorderen. Die worden gekenmerkt door de aanwezigheid van een bijzonder aantrekkingspunt, zoals een koffieautomaat, een kopieerapparaat of een soortgelijk ”hulpmiddel”. Deze ruimten worden vanwege de functie die ze vervullen ook vaak aangeduid als kruispunten: de medewerkers gaan vanwege een speciale reden hier naartoe en blijven dan vanwege ”onvoorziene” besprekingen waarbij het vaak om werkgerelateerde thema's gaat.
Contacten onderhouden
Medewerkers zoeken naar mogelijkheden om elkaar te ontmoeten, het groepsgevoel te versterken en informatie ongedwongen en ongepland uit te wisselen. Kantines en ontspanningsruimten zijn de ontmoetingspunten waar dat allemaal gebeurt. In veel gevallen is er eten en drinken, terwijl een "vleugje natuur" in de ruimte ervoor zorgt dat medewerkers zich prettiger voelen.
Samenwerking
Brainstorming
Veel ondernemingen beschikken over speciale ruimten waarin de medewerkers hun creativiteit gemakkelijker kunnen ontplooien. Zo wordt innovatie en efficiënter werken aan projecten mogelijk gemaakt. De werkvorm ”brainstormsessie” omvat alle tijdelijke werkwijzen en vereist het beschikbaar stellen van een fysieke ruimte naast uitrusting en meubels.
Informeel werken
Daarmee worden momenten bedoeld waarin de medewerkers hun bureautafel verlaten maar op ongedwongen wijze doorwerken. Dat komt overeen met de toestand ”concentratie”. Hierbij is echter het aspect ”afzondering van de anderen” minder sterk benadrukt, omdat de mogelijkheid blijft bestaan om met collega's die eveneens in dezelfde ruimte werken, te interacteren.
Teamwork
Vroeger vond teamwerk uitsluitend plaats aan bureau- of vergadertafels, maar dat wordt ondertussen steeds flexibeler toegepast. Voor deze werkvorm zijn een groot aantal ruimten geschikt. Wanneer een projectteam alleen tijdelijk bestaat of als zelfstandige eenheid werkt, moeten de kadervoorwaarden bij deze werkvorm voor ruimten zorgen die zowel de teamactiviteiten vergemakkelijken alsook de afzonderlijke teamleden de mogelijkheid bieden om bepaalde taken afgescheiden te kunnen uitvoeren.
Ontspanning
Omdat werk- en levensstijl toenemend met elkaar versmelten, neemt de behoefte toe aan plekken voor ontspanning. Op deze locaties kunnen medewerkers hun werkzaamheden tijdelijk onderbreken om ze later uitgerust en opgefrist te vervolgen. In de clusters die in het beschikbare onderzoek worden genoemd, zijn de ruimten die dienen voor ontspanning, uitsluitend bedoeld voor afzonderlijke personen (ontspanningsruimten voor groepen vormen een onderdeel van de ”contacten onderhouden”-categorieën).
