La diversità dei compiti richiede condizioni lavorative adeguate: alcune attività devono essere svolte in tranquillità e con concentrazione, altre necessitano di un'intensa interazione con i colleghi. Un ambiente che tenga conto di queste esigenze rappresenta una risorsa fondamentale per lavorare nel miglior modo possibile. A seconda della situazione di lavoro richiesta – concentrazione, comunicazione, cooperazione o relax – esistono specifici setting lavorativi progettati per soddisfare specifiche necessità. I vantaggi di questo tipo di allestimento dell'ufficio sono evidenti, in quanto vengono supportati in modo mirato gli stili di lavoro importanti per la produttività e il benessere dei collaboratori.
Stili di lavoro diversi: perché ognuno lavora a modo suo
Per ogni compito una situazione di lavoro
Nel moderno mondo del lavoro le mansioni da svolgere sono improntate alla flessibilità, con la necessità di approntare ambienti di lavoro sempre diversi. Sono dunque i collaboratori stessi a decidere come e dove possono svolgere al meglio i propri compiti, e le situazioni lavorative cambiano continuamente. Le mansioni individuali svolte in concentrazione possono essere seguite da attività che richiedono interazione, e dopo un lavoro in team potrà essere necessario ritirarsi in tranquillità o concedersi un momento di relax, per riflettere o rielaborare. La moderna progettazione degli uffici prende in considerazione queste diverse esigenze e crea di conseguenza adeguate possibilità.
Il principio delle "4C" si basa su quattro diverse situazioni lavorative: Concentration (concentrazione), Communication (comunicazione), Collaboration (collaborazione) e Contemplation (contemplazione / relax). Queste, a loro volta, richiedono caratteristiche molto specifiche nell'ambiente di lavoro e anche nell'arredamento. Se l'ufficio è allineato alle esigenze dei collaboratori, gli errori potranno essere ridotti al minimo ottenendo quindi risultati migliori.
Concentrazione
Private
Può capitare che i collaboratori necessitino di un momento in cui appartarsi e operare con la massima discrezione. La classica ambientazione che prevede il ricorso alle "cabine telefoniche" non è ottimale, perché può dare l'impressione che il collaboratore si occupi di questioni private durante l'orario di lavoro, mentre gli spazi ristretti non consentono di svolgere lavori che richiedono la massima concentrazione.
Focus
Anche le aziende in cui il lavoro di squadra ha un ruolo molto importante non possono rinunciare ad ambienti in cui i propri collaboratori possano lavorare in concentrazione su determinate mansioni. I collaboratori trascorrono la metà del proprio orario lavorativo operando in questa modalità. Secondo alcuni studi, la concentrazione è resa possibile creando la giusta "distanza" tra il/i collaboratori interessati e i colleghi.
Informal solo
Si tratta di momenti in cui il collaboratore lascia la propria scrivania per continuare a lavorare in modalità più rilassata. Questo stile è simile alla modalità "concentrazione", tuttavia è meno marcato l'aspetto dell'isolamento dagli altri, perché resta aperta la possibilità di interagire con i colleghi che lavorano nello stesso ambiente.
Comunicazione
Confidential Meeting
Corrisponde alla modalità "discrezione", ma coinvolge due o tre persone. L'interazione confidenziale riguarda tutte le situazioni in cui un piccolo gruppo di collaboratori necessita di una certa privacy per discutere di temi sensibili. In generale si tratta di tematiche lavorative e non attinenti alla sfera privata. Per questo tipo di situazioni, i collaboratori utilizzano di buon grado alcune "cabine" appositamente predisposte.
Presentation
Questa forma lavorativa comprende tutte le tipologie di riunioni tenute allo scopo di diffondere informazioni tramite "presentazioni". Secondo alcuni studi, per questo tipo di impiego oltre alla tradizionale aula conferenze è possibile utilizzare diverse tipologie di sale.
Training
Il termine "formazione" indica tutte le situazioni in cui avviene uno scambio formale di conoscenze. Anche se le aule per la formazione richiedono strumenti e dotazioni tecniche specifiche, gli studi evidenziano tuttora il ricorso alla tradizionale modalità didattica frontale anche negli uffici innovativi.
Cross roads
Vi sono settori dell'ufficio che favoriscono gli incontri spontanei. Si contraddistinguono per la presenza di un particolare oggetto di interesse, ad esempio una macchina del caffè, una fotocopiatrice o altri "ausili". Questi ambienti, per la funzione che assolvono, vengono spesso denominati crocevia: i collaboratori vi si recano per un particolare motivo e si soffermano per qualche scambio "imprevisto" con i colleghi, spesso su temi di attinenza lavorativa.
Socializing
I collaboratori sono alla ricerca di possibilità di incontrarsi, per rafforzare il senso di appartenenza al gruppo e scambiarsi informazioni in modalità informale e non pianificata. Mense e ambienti per il relax sono i luoghi in cui tutto questo avviene. In molti casi vi si trovano cibo e bevande, in un'atmosfera che invita al benessere grazie alla presenza di spazi verdi.
Collaborazione
Brainstorming
Molte aziende dispongono di ambienti speciali in cui i collaboratori sono messi in condizioni di esprimere meglio la propria creatività. Questo favorisce l'innovazione e consente di lavorare in modo più efficace sui progetti. La modalità lavorativa di "brainstorming" riunisce in sé tutte le modalità lavorative temporanee e, oltre all'allestimento e agli arredi, richiede la presenza di uno spazio fisico.
Informal working
Si tratta di momenti in cui il collaboratore lascia la propria scrivania per continuare a lavorare in modalità più rilassata. Questo stile è simile alla modalità "concentrazione", tuttavia è meno marcato l'aspetto dell'isolamento dagli altri, perché resta aperta la possibilità di interagire con i colleghi che lavorano nello stesso ambiente.
Team working
Prima il lavoro in team avveniva esclusivamente intorno un tavolo per riunioni o una scrivania, ma ora la prassi ha reso questa modalità sempre più flessibile. Questa forma di lavoro può svilupparsi in molte tipologie di ambienti diversi. Se un team di progetto è temporaneo oppure se opera come unità indipendente, le condizioni dell'ambiente che lo ospita devono essere tali da facilitare le attività del team e anche offrire ai singoli membri la possibilità di svolgere determinate mansioni anche singolarmente.
Contemplazione
Relax
Stile di vita e modalità lavorativa si fondono sempre maggiormente, evidenziando la necessità di luoghi dedicati al relax. Questi ambienti consentono ai collaboratori di interrompere un attimo il proprio lavoro per proseguire in seguito con rinnovata energia. Nei cluster definiti nel presente studio vi sono ambienti adibiti al relax e rivolti esclusivamente ai singoli (ambienti di relax per gruppi rientrano nelle categorie "socializing").
