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Système de gestion dédié au Smart Working

 

 

PLUS FLEXIBLES, PLUS PRODUCTIFS, PLUS EFFICACES: se:connects est une solution intelligente permettant d’exploiter et de gérer les postes de travail et bureaux dans les environnements agencés en Smart Working. Grâce à son smartphone et à d’autres appareils, chaque collaborateur peut facilement trouver un poste libre ou réserver des bureaux et autres salles de réunion, adaptés aux tâches qu’il doit accomplir. Le pôle en charge du Facility Management peut, quant à lui, exploiter les données relatives à l’occupation des espaces afin d’optimiser les environnements de travail.

Trouver des postes libres et les réserver – très simplement, avec se:connects

Visionnez le film de démonstration

Une solution complète sans aucun compromis

Pour garantir un fonctionnement optimal, se:connects comprend à la fois le service, le logiciel et le matériel. Vous optez pour la solution intégrale, Sedus se charge du reste.

 

Un concept, de nombreux avantages

Le Smart Working n'est pas qu'une tendance qui se dessine. Il s'agit d'un véritable atout en termes de compétitivité. Délaissant les postes fixes et autres structures figées desanciens espaces de bureaux, de plus en plus d’entreprises profitent aujourd’hui des avantages qu’offre le concept de Smart Working. Pouvoir choisir librement son poste de travail – selon ses goûts et les tâches à accomplir – vient profondément modifier notre façon de travailler. Tout en contribuant à accroître nettement la rentabilité et la satisfaction des employés.

 

 

Le concept d'Activity Based Working et son caractère nomade permettent de gagner en flexibilité, tout en facilitant le travail entre collègues. Pour mener à bien leur projet, les membres d'une même équipe peuvent ainsi choisir des bureaux adaptés, proches les uns des autres, de manière à faciliter les échanges – pour un travail en commun plus direct.

La proximité favorise également la communication. Plus les échanges (idées, informations) sont directs et immédiats, plus le travail gagne en qualité et plus les résultats sont probants. Avec ses espaces collectifs ou ses lounges, le Smart Working stimule la communication et favorise l'échange et le partage d'informations entre collègues. Les collaborateurs s'y sentent bien et sont donc souvent plus productifs dans leur travail.

Réduire les distances entre collègues induit des échanges plus directs, avec un impact positif en termes de productivité. Rapprochés pour mieux travailler ensemble, les collaborateurs peuvent se concerter plus facilement. Leurs projets sont ainsi menés plus rapidement, comme le sont les décisions qu'ils prennent. Pour des résultats plus probants et un gain de temps évident.

Le Smart Working n'offre pas des avantages qu'aux collaborateurs. Les entreprises aussi peuvent tirer profit de ce concept. Certaines solutions dites intelligentes, à l'image de se:connects, permettent en effet d'exploiter l'espace avec plus d'efficacité. Grâce à ce système, les responsables en charge de sa gestion peuvent réagir immédiatement lorsqu'ils identifient des espaces de bureaux peu fréquentés – en optant pour une conversion ou une réaffectation de ces derniers. Ou en opérant une réduction sélective de certains coûts d'exploitation.

Hardware pour votre solution smart working

Tous les capteurs et récepteurs peuvent être installés au niveau du mobilier, de façon discrète. Les capteurs – de petites dimensions – sont dotés d’une batterie ayant une très grande autonomie. Installés sur les sièges, tables et bureaux, ils permettent d’utiliser se:connects. Les données qu’ils transmettent sont recueillies au niveau de la passerelle (gateway) puis envoyées dans le cloud pour que l’appli puisse les lire.

Avec l’appli, un seul coup d’oeil suffit

Anonymat garanti pour vos collaborateurs: les données ne permettent pas de déterminer des profils de déplacement ou d’identifier des utilisateurs.

 

 

Trouver un poste libre, le réserver et l’utiliser

L’appli se:connects présente un plan d’ensemble du bureau détaillant tous les postes à disposition. Tout poste occupé comme toute réservation est affiché, ce qui permet à l’utilisateur de voir immédiatement les postes occupés (en jaune), les postes réservés (en rouge) et ceux qui sont encore disponibles (en vert). Différents filtres sont proposés en option pour mieux trouver un poste adéquat, selon ses attentes : concentration, échanges et discussions ou travail à plusieurs.

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Localiser ses collègues

Chaque collaborateur est enregistré dans l’appli avec ses nom et coordonnées. Lorsqu’on tape sur le nom de la personne recherchée, se:connects affiche le poste qu’elle occupe. Les collaborateurs souvent recherchés ou tous les membres d’une même équipe travaillant sur un projet donné peuvent être enregistrés dans une liste des favoris.

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Occuper des salles de réunion

La réservation des salles repose sur un principe simple : on sélectionne tout d’abord les participants à la réunion, puis on ajoute les équipements techniques nécessaires via les options de filtrage, comme le matériel de visioconférence ou le smartboard. se:connects propose alors une salle adaptée, sur la base des critères et du nombre de personnes choisis. Il est également possible de réserver toute salle disponible.

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Contactez notre expert Martin Stiebeling, Sedus Digital Services
EN SAVOIR PLUS

Analyser et évaluer l’occupation

 

Analyse ciblée et pertinence de l’évaluation

Quels sont les postes occupés de préférence par les collaborateurs et ceux qui restent peu utilisés ? Est-il vraiment nécessaire de prévoir une nouvelle salle de conférence alors que le taux d’occupation des salles existantes n’est que de 30 % ? se:connects permet de répondre à ces questions et tant d’autres  interrogations – en un instant.

Sécurité maximale dans le cloud

Les données de statut portant sur l’occupation des postes sont transmises, par défaut, dans le cloud via une passerelle IdO (IoT-Gateway) et sont synchronisées en continu. Le cloud fournit les données pour l’appli et les outils d’analyse de façon à ce que les collaborateurs et les « facility manager » puissent consulter très simplement l’occupation des postes et des salles – par ex. via le calendrier d’Office Outlook. Selon l’interface, il est également possible d’intégrer des systèmes externes comme par exemple le catering (service de restauration) et celui dédié à la gestion des places de stationnement ou encore le contrôle des accès.

Pour que vos données soient en sécurité

se:connects fonctionne, par défaut, depuis le centre de données « Kapsch earth- DATAsafe », qui est construit à 900 m dans la montagne et qui est le centre de données le plus sécurisé d’Autriche. Les données enregistrées, dans leur intégralité, sont sauvegardées au sein du « Kapsch Data Safe » et le serveur dispose de tous les certificats de sécurité. La plate-forme cloud, stockée en conteneur, peut également être hébergée dans un centre de données externe.

 

Normes les plus strictes en matière de sécurité et de protection des données

Les « Facility manager » et toute personne qui utilise la plate-forme Web à des fins d’analyse disposent uniquement de données strictement anonymes. Lors de leur analyse, les différentes périodes ou durées d’occupation d’un poste donné ne peuvent ainsi, à aucun moment, être affectées à tel ou tel collaborateur. Les données à caractère personnel et autres réservations individuelles, brièvement nécessaires à l’utilisation de se:connects (pour localiser des collègues, par ex.) sont effacées automatiquement après chaque journée. Le système, dans son ensemble, est donc conforme au RGPD.

Service - tout le confort du smart working

Sedus s’occupe de tout, étape par étape, de la phase de conseil préalable à l’utilisation effective du système, en passant par l’analyse. Pour que l’installation de se:connects s’effectue très simplement.

u’il s’agisse de bureaux existants ou de nouveaux locaux : notre workshop, organisé en commun, permet de visualiser les espaces, de prendre en compte les plans et de définir les fonctionnalités de l’appli. Avant de procéder à la mise en oeuvre du système.

Avec se:connects Analytics – module purement dédié à l’évaluation –, les gestionnaires en charge des locaux peuvent par ex. documenter, sur une période donnée, l’occupation réelle des espaces de bureaux.

Les résultats obtenus à l’issue de l’analyse permettent au service « Workplace Consulting » d’élaborer un concept tenant compte de différents modes de travail et autres exigences. Pour mieux réorganiser les espaces existants et optimiser leur utilisation.

Employés et collaborateurs utilisent se:connects Professional : au sein d’un Smart Office optimisé pour chacun d’entre eux, il leur est possible de réserver intelligemment les postes de travail et autres salles de réunion et de savoir où se trouvent leurs collègues.

Sedus experts en transformation

Besoin de soutien pour organiser votre « Smart Office » ? Avec les experts en transformation Sedus expérimentés, nous vous aidons à analyser puis à concevoir ou à optimiser votre environnement de travail. Les enseignements tirés de l’analyse des espaces mettent en évidence des possibilités qui sont autant de chances d’optimisation. Les résultats obtenus permettent alors d’établir un cadre débouchant sur un concept, porteur d’avenir, pour développer de nouveaux bureaux innovants. Des bureaux conçus en tenant compte de paramètres précis, nécessaires pour organiser idéalement les différentes activités, en fonction des modes de travail. Fruit d’un concept sur mesure, ils visent à remplir les objectifs de l’entreprise et à satisfaire au bien-être des employés.

 

FAQ – questions fréquemment posées

Non, collaborateurs et employés ne sont pas plus ou moins surveillés qu’auparavant par ce système. S’il connaît les réservations et les personnes qui y sont liées, il supprime toute référence à une personne donnée à la fin de la journée. De ce fait, un « reporting » des personnes est d’emblée impossible d’un point de vue technique. Un salarié peut être localisé par d’autres salariés, si cela a été prédéfini. Sachant qu’il est possible de la désactiver dans l’appli.

Oui, à tout moment. Il est impossible de créer des profils de déplacements ou d’affecter des données à un utilisateur en particulier.

Oui, les annulations sont possibles dans la rubrique « My Bookings » du menu. Il est également possible d’annuler, par exemple, en passant par Outlook.

Oui, vos données sont sauvegardées de manière sûre. se:connects fonctionne, par défaut, depuis le centre de données « earthDATAsafe ». Il s’agit du centre de données le plus sécurisé d’Autriche, installé au coeur de la montagne, à 900 mètres de profondeur. Y sont gérées et traitées des transactions bancaires, des données liées à la sécurité aérienne et autres données sensibles.

Non, mais c’est plus simple. La passerelle se:connects (gateway) nécessite seulement une connexion Internet ouverte qui peut également être établie, tout simplement, via le réseau WIFI invité. Il faut, pour ce faire, que les adresses MAC soient déverrouillées via votre « Admin », ce qui n’affecte pas votre infrastructure informatique interne. À titre d’alternative : vous pouvez aussi déployer une infrastructure en parallèle.

Oui, dans la mesure où les systèmes externes disposent d’une interface ouverte, il est possible de les intégrer. N’hésitez pas à nous consulter, nous nous ferons un plaisir de vous soumettre une offre adaptée.

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Contactez notre expert Martin Stiebeling, Sedus Digital Services
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